Wskaźnik rotacji zapasów kluczowy dla sprawnego działania magazynu - dlaczego?
Marzeniem każdego zarządcy magazynu jest ciągła rotacja zapasami, czyli możliwie częsta wymiana przechowywanych produktów. Jest ona korzystna dla finansów każdego przedsiębiorstwa; im szybciej firma upłynnia swoje towary, tym więcej zarabia. Z tego powodu wskaźnik rotacji zapasów uchodzi w branży logistycznej za jeden z najważniejszych elementów określających dynamikę działania magazynu (a tym samym całej firmy), a jego słabe wyniki mogą zachęcać do wdrażania odpowiednich procesów normalizacyjnych.
Co to jest wskaźnik rotacji zapasów?
W najprostszym ujęciu wskaźnik rotacji zapasów wskazuje, z jaką częstotliwością następuje opróżnianie magazynu (lub jego części) z produktów i zastępowanie ich nową partią w określonym czasie: w ciągu roku obrotowego, kwartału, miesiąca itd. Niesprzedane i zalegające w magazynie towary to de facto zamrożony kapitał, którego nie wykorzystamy do produkcji kolejnej partii produktów. Dlatego firmy z wysokim wskaźnikiem rotacji zapasów uważa się za optymalnie zarządzane, a z niskim – działające nieefektywnie i proszące się o plan naprawczy.
Zgodnie z tzw. systemem ABC towary można podzielić na szybko, średnio i wolno rotujące (odpowiednio A-B-C). Do artykułów szybko rotujących należą najczęściej produkty codziennego użytku, które sprzedają się w krótkim czasie i nie wymagają dużych nakładów inwestycyjnych. Na przeciwnym biegunie mieszczą się towary wolno rotujące, które wymagają dłuższego przechowywania, a tym samym blokują przestrzeń magazynową, ponieważ popyt na nie jest ograniczony (na przykład z powodu sezonowości sprzedaży, wysokich cen lub niewłaściwego pozycjonowania).
Jak obliczyć wskaźnik rotacji zapasów?
Istnieją wzory, które pozwalają obliczyć, ile czasu jest potrzebne, aby zwróciły się środki finansowe zainwestowane w towary. Określeniu wskaźnika rotacji zapasów służy wzór, do którego podkłada się dwie dane: własne koszty związane ze sprzedażą, które zostały poniesione w ciągu roku, dzielone przez średnią wartość gromadzonych rocznie zapasów. W takim ujęciu wzór wygląda następująco: wskaźnik rotacji zapasów w razach = koszt własny sprzedaży na rok / średnia wartość zapasów na rok.
Prześledźmy to na przykładzie. W przypadku firmy, która w ciągu roku osiągnęła ze sprzedaży towarów dochód na poziomie 600 tys. zł., a średnia wartość posiadanych przez nią zapasów wynosi 120 tys. złotych, omawiany wynik zgodnie ze wzorem wyniesie 5 (600.000/120.000 = 5). To zaś oznacza, że zapasy zostały odtworzone na stanie magazynu w ciągu roku pięciokrotnie.
Drugi wzór służy do obliczania tzw. cyklu rotacji zapasów, czyli średniego czasu, jaki towar spędza w magazynie przed wyprawieniem go do klienta. W takim wypadku konieczne jest podzielenie średniej wartości zapasów przez wysokość poniesionych kosztów własnych sprzedaży, a następnie pomnożenie ich przez 365 dni kalendarzowych. W skrócie będzie to wyglądać następująco: wskaźnik rotacji w dniach = (średnia wartość stocku / poniesiony koszt sprzedaży) * 365. W przypadku 60.000 zł jako średniej wartości towarów w magazynie i 300.000 zł kosztów poniesionych w okresie rocznym uzyskamy wzór (60000/ 300000) * 365 = 0,2 * 365 = 73; co oznacza, że towary spędzają w magazynie średnio 73 dni przed wyruszeniem w dalszą drogę do klientów.
Czemu służy wiedza o rotacji zapasów?
Wiedza o szybkości rotacji jest bardzo ważna z punktu widzenia logistyki zaopatrzenia, magazynowania, kompletacji zamówień i dystrybucji. Zasadniczo, jeśli traktujemy wspomniane obliczenia jako miarę sprawności składowania produktów, ich interpretacja jest stosunkowo prosta: firma ma powody do zadowolenia, jeśli wskaźnik rotacji zapasów osiąga wysoki poziom, a cykl rotacji jest możliwie najniższy. Przy szczegółowej analizie należy jednak uwzględnić specyfikę rynku, na którym działa firma, oraz typ przechowywanych towarów: w przypadku artykułów o krótkim terminie ważności (takich jak produkty świeże spożywcze – owoce, warzywa, mięso, ryby itp.) cykle rotacyjne powinny być jak najkrótsze. Jednak z punktu widzenia sklepów prowadzących sprzedaż produktów cieszących się ograniczonym popytem (np. części elektronicznych, części zamiennych do samochodów itp.) dłuższy cykl rotacji nie jest równoznaczny ze słabą kondycją finansową lub spadkiem wartości przedsiębiorstwa.
W magazynach o wysokiej rotacji należy stale aktualizować stan zapasów i posiadać jego nadwyżki ograniczające ryzyko wystąpienia braków. W przypadku zbyt wysokich wartości wskaźnika rotacji pojawia się bowiem ryzyko, że popyt przerasta podaż i że utrzymywanie się tego typu warunków będzie skutkować pogorszeniem terminowości realizacji zamówień. Z kolei słabe wyniki rotacji mogą być oznaką, że w magazynie składuje się zbyt dużo produktów, z których część nie uczestniczy w regularnym obrocie, za to przyczynia się do wzrostu kosztów magazynowania. W takim wypadku należy podjąć działania zwiększające efektywność pracy magazynu i zarządzania firmą oraz mające na celu usprawnienie realizacji zamówień i zwiększenie rocznych obrotów i ilości cykli rotacyjnych, a także skrócenie czasu, jaki towary spędzają w magazynie.
Wskaźnik rotacji zapasów pomaga zrozumieć specyfikę sprzedawanych towarów, a więc określić ich terminowość i optymalny czas, w jakim powinny opuścić wnętrze magazynu. Dane dotyczące rotacji mogą również posłużyć do przeorganizowania przestrzeni magazynowej: jej rozbudowy lub lepszego wewnętrznego wykorzystania. Słabe wyniki zachęcają do wydzielenia stref magazynowych ułatwiających wskazanie produktów o niskiej, średniej i wysokiej rotacji, wpływających na łatwość obsługi zamówień i sposobu zabezpieczenia każdego z nich. Czasem wyniki obliczeń sugerują wprowadzenie innej infrastruktury, na przykład regałów wysokiego składowania. Celem takich działań jest oczywiście maksymalne obniżenie kosztów utrzymania magazynu bez szwanku dla czasu i ilości realizowanych zamówień.
Podsumowanie
Optymalnym rozwiązaniem dla każdej firmy jest dążenie do zachowania balansu. Idealna rotacja zapasów powinna być bliska minimalnej ilości czasu niezbędnej, by odnowić stan zapasów po wyprzedaniu poprzedniej puli produktów. Chodzi o to, by towar nie był składowany dłużej, niż jest to wymagane, ale też by nigdy nie zabrakło go w stockach magazynowych.
Autor wpisu:
